Kupowanie u 10 dostawców? Centralizuj zamówienia!

Nie. Nie muszą 

Kwestię ,,rządzenia się swoimi prawami” postanowiliśmy wyjaśnić na samym początku tego artykułu. Powiedzmy sobie jasno: tak naprawdę istnieje zaledwie garstka naparstek organizacji wymagających specyficznej obsługi podczas współprac biznesowych.

Nie branż, ale firm. Właśnie tak rzadkie jest to zjawisko.

Nie umieścimy w tej grupie ani jednego producenta, którego znamy. Chwileczkę. Czy to nie jest odrobinę wyniosłe lub nawet złośliwe z naszej strony?

Absolutnie nie. Jest wręcz odwrotnie – dbamy o interesy naszych Partnerów Biznesowych i właśnie dlatego wybieramy uświadamianie. To, co wydaje się tak niepowtarzalne dla konstruktora, jest najpewniej od dawna w obszarze świadomości firm, u których dokonuje zakupu.

Odważymy się napisać jeszcze więcej. Otóż większość dostawców posiada dedykowane oferty dopasowane do wymagań poszczególnych rynków – nawet tych najbardziej ,,wyjątkowych”. Wcale nie od wczoraj czy od roku.

Zdarza się, że Producenci nie wiedzą, iż obecny dostawca może zapewnić znacznie więcej towaru z wielu różnych kategorii.

Nawet gdy przypominamy o złączach w komunikacji marketingowej, ów Producent nie zwraca uwagi na wszelkie ,,przypominajki”  – w końcu ma już swojego dostawcę. Gdy go traci, zwraca uwagę na złącza dostępne w naszym sklepie.

Wtedy następuje zdziwienie:

– Złącza do blatów też? No nieźle. A kołki ustalające?

– Panie Wiesławie, to również mamy.

– O jeny, to ja tu się gimnastykuję, szukam, a to wszystko pod nosem praktycznie.

Czy takie sytuacje odnotowujemy wyłącznie w kategorii okuć do stołów? Oczywiście, że nie.

Poniżej zamieszczamy dwie historyjki z życia Firmy Gryc. Jednocześnie pragniemy poinformować, że wszystkie dane umożliwiające potencjalną identyfikację organizacji zostały zmienione.  

Do powodów tego stanu rzeczy należy błędne przekonanie firm usługowych, że kupowanie wszystkich okuć w jednym miejscu jest nieekonomiczne. Według tej retoryki zamek do drzwi WC może być tańszy u nas, ale już noga do kabiny niekoniecznie. Czy tak faktycznie jest?

Nie bardzo. I tutaj pojawia się historia pewnej poznańskiej firmy.

Miejsce wykonania projektu: szkoła w Wolsztynie
Zlecenie: przeprojektowanie i renowacja łazienek na terenie całego obiektu
Liczba dostawców okuć: 4

Kierownik tego projektu rozpoczął proces składania zamówień akurat u nas – w Grycu. Rozmówca poprosił o przygotowanie wyceny dla gałek do kabin sanitarnych. Zadanie wykonaliśmy, jednak wspomnieliśmy również o zestawach okuć sanitarnych, które okazują się znacznie tańsze. Pan Ksawery – bo takie imię wymyśliliśmy w celu nadania historii anonimowości – kategorycznie odmówił.

Powód?

Choć projekt wymagał użycia całego kompletu, nasz Klient postanowił zamówić gałki, z kolei haczyki, nogi oraz zawiasy u innych dostawców. Jak to się skończyło? Zwrotami w 3 sklepach oraz opóźnieniem w realizacji, ponieważ Pan Ksawery przemyślał sprawę. Na samym końcu okazało się, że przemyśleniem sprawy było uświadomienie sobie, że nasze okucia sanitarne w komplecie nie są tak po prostu ,,tańsze”. Otóż różnica w cenie poza zestawem a w zestawie była (i jest) przytłaczająca.

Jak wiele budżetu uległoby przepaleniu, gdyby Pan Ksawery nie zmienił decyzji? Policzmy to!

W szkole znajdują się dwie łazienki. Głównym celem projektu było podwojenie liczby kabin – z dwóch do czterech w każdej łazience.

Zachodziła konieczność zakupu:

• 16 nóg do kabin – 16 x 37,54 zł
• 8 gałek x 18,93 zł
• 8 haczyków x 9 zł
• 16 zawiasów x 32,03 zł
• 8 zamków x 18,93 zł

Razem: 1488 złotych przy zakupie pojedynczo, poza zestawem

Drogo? Cóż. Bez porównania ciężko to ocenić. Właśnie dlatego sprawdzimy, jak wygląda cena ZESTAWU okuć do realizacji powyższego projektu.

Jeden zestaw składa się z:

• 2 nóżek z regulowaną wysokością
• 2 zawiasów samodomykających ze stalową płytką 
• 1 zamka ze znacznikiem zamknięte
• 1 gałki dwustronnej
• 1 haczyka ubraniowego

Cena zestawu: 112,36 zł. Aby zrealizować ten projekt, potrzebujemy aż 8 zestawów. W sumie zakup okuć do realizacji zlecenia w zestawie kosztował Pana Ksawerego 898,88 zł.

Różnica: 589 złotych i 12 groszy!

Oczywiście to tylko pieniądze, a przecież w metodologii projektowej do kosztów wlicza się również czas. Tego nie sposób ocenić. Z drugiej strony nietrudno wyobrazić sobie czas spędzany nad odbiorem i pilnowaniem wysyłek z czterech różnych miejsc. Dodajmy jeszcze konieczność oczekiwania na dostarczenie  wszystkich okuć (w końcu ciężko dokonać montażu kabiny, gdy nie ma ,,tylko” nóg).

,,No piszecie, że Gryc okucia. Nie wiedzieliśmy, że można tu wyposażyć pół biura”

To jeden z najczęściej pojawiających się komentarzy ze strony Klientów projektujących powierzchnie biurowe. Przechodzimy do przykładu!

Miejsce wykonania projektu: biuro na ulicy Złotej w Warszawie
Zlecenie: zaprojektowanie i stworzenie biura o powierzchni 350 metrów kwadratowych dla polskiego oddziału międzynarodowej korporacji
Liczba dostawców akcesoriów: 8

Tak, ten Klient był wymagający – głównie z powodu skali projektu. Chodziło bowiem nie tylko o wykonanie wielomiesięcznych prac ze strony architektów wnętrz. Rzecz tkwiła także w odpowiednim wyposażeniu, czyli przeniesieniu pomysłu z ogromnego kawałka papieru do rzeczywistości. Właśnie tutaj pojawiała się kość niezgody. Wcale nie pomiędzy nami i Klientem, lecz pomiędzy architektami oraz specjalistami ds. wyposażenia.

Wyglądało to następująco

• Otrzymujemy zwykłe zamówienie na kilkadziesiąt uchwytów do monitorów.
• Wysyłamy uchwyty.
• Dostajemy telefon od zdenerwowanego architekta. Uchwyty trzeba zwrócić, ponieważ dokonano zmian w projekcie.
• Teraz potrzebne są uchwyty pojedyncze, a nie podwójne.
• Informujemy, iż posiadamy również pojedyncze.
• Wymieniamy towar.
• Otrzymujemy telefon od zdenerwowanego specjalisty z obozu tych od wyposażenia.
• Wyraża on chęć dokonania zwrotu pojedynczych uchwytów i pozostawienia podwójnych, bez podania przyczyny.
• Kolejny telefon – tym razem od architekta. Prosi, aby nie anulować zamówienia pojedynczych (Co tam się działo? Nie wiemy).
• Ze względu na całkowicie sprzeczne komunikaty ze strony Klienta Klientów upewniamy się kilkukrotnie, czy uchwyty pasują. Tak, pasowały.
• Kolejny telefon. Pan z działu wyposażenia dopytuje, dlaczego od początku nie mówiliśmy, że posiadamy Mediaporty i prowadzenia do kabli. Rozmowa kończy się kolejnym zamówieniem na te produkty.

W czym tkwił problem?

Po pierwsze – podstawowym negatywnym czynnikiem okazała się nieprawidłowa komunikacja w zespole naszego Klienta. Po drugie – konflikt dotyczył faktu, iż zleceniodawca zażyczył sobie wąskich biurek z uchwytami do monitorów oraz Mediaportami wbudowanymi w blaty. Mediaporty zamówiono u innego dostawcy.

Okazały się one zdecydowanie zbyt duże, dlatego dołożenie podwójnych uchwytów całkowicie niszczyło wizję architektów. Wyglądało to po prostu infantylnie. Specjaliści ds. wyposażenia nie rozumieli tych zarzutów. Dlatego próbowali anulować… anulowanie zamówienia. W odwecie architekci anulowali anulację anulacji…

…może przejdźmy do końca.

Menadżer projektu doszedł do wniosku, że zamawianie powiązanych ze sobą akcesoriów w 8 różnych miejscach nie jest ani logicznym, ani ekonomicznym rozwiązaniem. Stąd pojawił się ostatni telefon. Na polecenie menadżera pracownik zapoznał się z naszą ofertą.

Wtedy właśnie zdano sobie sprawę, że wszystkie akcesoria niezbędne do realizacji wizji architektów są u nas.

Jak uniknąć takich pomyłek?

Faktem jest, że nie zmienimy procesów ani kultur organizacyjnych u naszych Klientów Biznesowych. Mimo wszystko istnieje kilka możliwości uniknięcia wpadek. Najprostszą z nich wszystkich jest zapisanie się do naszego newslettera, w którym od jakiegoś czasu prezentujemy produkty z danej kategorii.

Prezentowane okucia pasują do siebie w kontekście ściśle projektowym, co pozwala na przedstawienie naszych propozycji w zespole.